Viviane Navarro Dias destaca papel estratégico do procure to pay na gestão financeira

À medida que empresas ampliam estruturas de serviços compartilhados e digitalizam seus fluxos financeiros, o Procure to Pay (PTP) passou a ocupar uma posição mais estratégica na gestão corporativa. O processo reúne etapas que começam na necessidade de compra e avançam por pedidos, recebimento, processamento de faturas, pagamentos, viagens, despesas e programas de cartões corporativos. Quando essas frentes não estão integradas, atrasos, retrabalho e falhas de controle podem se espalhar por diferentes áreas.

Viviane Navarro Dias, gerente de Contas a Pagar e especialista em operações PTP, avalia que o principal desafio está em enxergar o processo de ponta a ponta. Com mais de dez anos de experiência em operações financeiras, serviços compartilhados, conformidade, controles internos e transformação de processos, ela atualmente lidera a operação brasileira de Contas a Pagar em um dos grandes conglomerados internacionais de mídia e entretenimento, supervisionando compras, processamento de faturas, pagamentos a fornecedores, viagens e despesas e programas de cartão corporativo.

“Contas a pagar não começa no momento em que a fatura chega. A qualidade do pagamento depende de tudo o que aconteceu antes, desde a criação do pedido e o cadastro do fornecedor até a aprovação e a documentação. Quando as áreas trabalham de forma integrada, o processo ganha previsibilidade e o controle deixa de ser apenas corretivo”, afirma Viviane.

O tema ganhou relevância adicional com a expansão dos pagamentos digitais e das tentativas de fraude. A Association for Financial Professionals informou em seu levantamento de 2025 que 79% das organizações participantes sofreram ataques ou tentativas de fraude em pagamentos em 2024. O estudo também apontou o business email compromise entre os principais vetores de fraude. Para operações corporativas, o cenário reforça a importância de segregação de funções, validação de alterações bancárias e trilhas de aprovação.

Na avaliação de Viviane, controles robustos não precisam significar processos mais lentos. “O melhor controle é aquele que está incorporado ao fluxo. Se a regra é clara, o sistema está bem configurado e cada pessoa sabe o que precisa validar, a empresa consegue proteger o recurso financeiro sem criar uma operação baseada em burocracia e exceções”, explica a especialista.

A trajetória da especialista inclui atuação desde 2008 em contas a pagar e, a partir de 2015, coordenação de operações de Procure to Pay. Nesse período, passou a atuar também com gestão de pedidos de compra, pagamentos nacionais e internacionais, requisitos cambiais, viagens e despesas, tesouraria, dados de fornecedores e relacionamento com centros de serviços compartilhados.

Entre os pontos que considera críticos está o monitoramento de indicadores. Backlog, pedidos de compra antigos, faturas pendentes, cumprimento de níveis de serviço, pagamentos no prazo e métricas de conformidade ajudam a mostrar onde o processo perde eficiência. “O indicador sozinho não resolve nada. Ele precisa levar à pergunta seguinte: por que isso está acontecendo, onde está a causa e qual mudança evita que o problema volte no mês seguinte?”, diz.

Essa leitura aproxima as contas a pagar de outras funções financeiras. Dados de vencimento e pendências, por exemplo, podem apoiar previsibilidade de caixa; informações sobre exceções podem revelar problemas no processo de compras; e chamados recorrentes podem indicar necessidade de treinamento ou simplificação de procedimentos.

A automação também integra essa agenda. O Institute of Finance & Management vem apontando automação, visibilidade e mitigação de riscos entre as prioridades de departamentos de contas a pagar. Para Viviane, porém, digitalizar não deve significar apenas transferir etapas manuais para uma plataforma. “Automação funciona melhor quando o processo já foi entendido e simplificado. Se a origem do problema não é corrigida, a tecnologia pode apenas fazer a exceção chegar mais rápido”, afirma.

Outro componente é o desenvolvimento das equipes. Em operações compartilhadas, a padronização reduz a dependência de conhecimento individual, mas exige treinamento contínuo e documentação acessível. Viviane já atuou no onboarding e capacitação de novos integrantes e como referência técnica em processos de AP/PTP, além de liderar equipes e apoiar iniciativas de melhoria contínua.

Formada em Gestão Financeira pela UNIP, em 2010, Viviane construiu a carreira em funções que conectam execução financeira, governança e transformação. Sua atuação também inclui conformidade com requisitos de controles internos e SOX, apoio a auditorias e interação com áreas como Tesouraria, Compras, Tributário, Jurídico e Controladoria.

“Quando o PTP funciona bem, o impacto aparece em vários lugares ao mesmo tempo: o fornecedor recebe corretamente, a empresa tem informação mais confiável, a tesouraria ganha previsibilidade e as áreas internas gastam menos tempo corrigindo problemas. É um processo operacional, mas com efeito direto sobre a qualidade da gestão financeira”, resume.

Em paralelo à trajetória corporativa, Viviane avalia levar parte desse repertório para uma iniciativa própria na Flórida, voltada à assessoria financeira gerencial e à capacitação corporativa. A ideia parte de uma questão que acompanha o próprio debate sobre PTP: como tornar práticas de planejamento, indicadores, controles internos e organização financeira mais acessíveis a empresas que não dispõem da mesma estrutura encontrada em grandes corporações. O projeto ainda pertence a uma nova etapa profissional, mas mantém como eixo a experiência acumulada em processos financeiros, governança e formação de equipes.