Uma empresa que não sabe como garantir a melhor organização no trabalho está condenada ao fracasso. A produtividade é o resultado de uma correta definição de prioridades e gestão do tempo. O fluxo interminável de informações e tarefas transforma o trabalho em equipa num verdadeiro desafio. As pessoas procrastinam e diminuem a sua produtividade no trabalho. Felizmente, os profissionais criaram ferramentas que ajudam a comunicar, a gerir as coisas e a executar ordens de forma eficaz. Para além disso, os seus serviços básicos, e por vezes todos, são gratuitos!

São softwares, aplicativos e plataformas avançadas, tais como:

• Software de gerenciamento de projetos
• Ferramentas para resumir documentos
• Apps de anotações
• Plataformas de comunicação
• Ferramentas de gestão do tempo

Leia sobre cada grupo de ferramentas abaixo.

1. Software de Gerenciamento de Projetos

As ferramentas de produtividade são imprescindíveis para quem quer se tornar líder. A liderança é medida pela quantidade de trabalho realizado. Este software ajuda a manter a organização através do planeamento de cada atividade. Os utilizadores vêem o que têm de fazer e quando, para evitar atrasos nas tarefas. Estas ferramentas ajudam:

• Definir tarefas urgentes e não urgentes
• Definir objetivos
• Definir prazos para cada tarefa
• Evitar a confusão 
• Organizar eficiência no trabalho
• Melhorar a comunicação
• Encontrar erros e corrigi-los rapidamente

As ferramentas gratuitas mais populares são Asana, Trello, ClickUp, Jira, entre outras. Permitem que os seus utilizadores sistematizem projectos, distribuam tarefas de forma eficaz e observem o progresso do desempenho. São excelentes produtos para a gestão de tarefas individuais e de equipa. 

2. Ferramentas para Resumir Documentos

As empresas líderes têm de manipular grandes quantidades de informação. No entanto, precisam de ferramentas que possam sintetizá-las rapidamente para evitar perdas de tempo. Os ficheiros PDF são pequenos e fáceis de utilizar. Estes documentos são fáceis de sistematizar e de distribuir entre os membros da equipa. Ferramentas específicas podem resumir documentos PDF, analisar e sintetizar grandes volumes de informação num par de minutos. Graças a elas, não há necessidade de ler os dados, sistematizá-los e traduzi-los manualmente. 

Por exemplo, o Resumir PDF do PDF Flex é uma solução prática para este problema. Esta ferramenta gratuita é conhecida como um bom conversor de PDF. No entanto, tem também um chat integrado que permite aos utilizadores “comunicar” com o PDF carregado. Demora alguns segundos a encontrar os dados necessários no documento ou a retomar o conteúdo. Além disso, é possível pedir ao chat baseado em IA para traduzir o ficheiro ou reformulá-lo. 

3. Apps de Anotações

As notas mantêm a essência de uma mensagem. Quando estão bem organizadas, a equipa pode:

• Colaborar de forma eficiente, uma vez que todos têm acesso aos mesmos dados.
• Poupar tempo no desempenho das tarefas, uma vez que não terão de procurar os detalhes necessários.
• Guardar e aceder a informações mesmo que alguns funcionários estejam de baixa por doença ou dispensados. 
• Resolver problemas rapidamente, uma vez que os membros vêem as tarefas concluídas e inacabadas num único quadro.
• Fornecer relatórios detalhados com base na responsabilidade e conformidade dos dados.
• Comunicar com os outros através de observações, definição de prioridades de tarefas e distribuição de tarefas.

Atualmente, a maioria das empresas utiliza aplicativos de anotações o Microsoft OneNote e o Evernote para manter as suas notas sistematizadas.

4. Plataformas de Comunicação

A produtividade no escritório é impossível sem uma comunicação eficaz. Antigamente, as pessoas usavam apenas e-mails para conversas. Levavam muito tempo a lê-los e a sistematizar a informação. Plataformas tão populares como o Microsoft Teams ou o Slack simplificam e melhoram as falhas de conversação. Garantem uma conversa em tempo real em diferentes canais temáticos. Prometem uma partilha fácil de ficheiros e troca de mensagens. Devido a isso, a empresa pode:

• Explicar os deveres a todos os funcionários de forma eficaz
• Aplicar vários métodos de formação de equipas
• Tomar decisões eficazes graças à recolha de sugestões de todos os membros da equipa
• Evitar mal-entendidos 
• Manter-se aberta e transparente para que os empregados se sintam valorizados e se mantenham informados 
• Ser flexível e reagir adequadamente às mudanças 

De modo geral, a comunicação eficaz é a força vital de um local de trabalho que funciona bem. Uma equipe amigável e de mente aberta garante mais produção, criação e avanços no campo da inovação.

5. Ferramentas de gerenciamento de tempo

Este mundo de ritmo acelerado exige as melhores competências de gerenciamento de tempo. Graças a elas, os profissionais ocupados são capazes de aumentar a sua produtividade, reduzir o stress, definir prioridades de tarefas e alcançar um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. As ferramentas de gestão de tempo são de grande ajuda neste domínio. Por exemplo, o Rescue Time ou o Todoist permitem a toda a equipa e a cada membro gerir tarefas para evitar esgotamentos e falhas no trabalho. 

Como utilizar estas ferramentas em benefício próprio?

• Dividir um projeto em etapas mais pequenas para o realizar gradualmente sem sobrecarga.
• Utilizar etiquetas ou marcadores para decidir o que deve ser feito primeiro ou depois.
• Atualizar as informações para não perder nada.
• Bloquear sítios Web que distraiam
• Destacar tarefas que devem ser incluídas na rotina diária

Os profissionais lidam com muitos documentos. As ferramentas de gestão de tempo ajudam-nos a decidir quais os documentos que necessitam de uma rápida revisão, preenchimento, entrega ou criação. Procuram também soluções que lhes permitam poupar tempo, se verificarem que estão a gastar demasiado tempo a processar documentos.

Conclusão

Estes cinco tipos de ferramentas permitem aos profissionais aumentar produtividade, melhorar a comunicação, impulsionar a colaboração em equipa, otimizar o tempo e manter a criatividade em 2024. Os empresários podem utilizá-las como instrumentos de construção de equipes ou individuais para fazer malabarismos com múltiplas responsabilidades e proporcionar fluxos de trabalho contínuos nas suas empresas.